会議には社内の会議、プロジェクト内での会議、顧客との会議などシチュエーションは様々ありますが、何よりも重要なことは何のための会議であるかが重要です。本ガイドラインでは主に会議の主催者に視点をおいて会議における基本的な進め方や注意事項について述べています。

会議は様々な用途で開催されますが、大きく分けて以下の２つに分類されます。

種類	説明	目的
情報伝達会議	社内・社外の必要な情報を、関係者を集めて伝える会議	情報共有
問題解決会議	ある問題について、参加者が対策や解決案などの意見を出し合う会議 （アイデアを出し合う会議もこれに該当）	問題解決

更に詳細に分類すると、報告型、分析型、タスク型、インタビュー型、情報収集型、ブレインストーミング型、意志決定型、オープンディスカッション型、利害調整型、提案型、交渉型など様々な会議の形式があります。 また、これらを組み合わせて会議を開催することもありますが、会議を進める上で一番重要なことは目的を明確にし、参加者全員の意識を合わせることです。

一般的に悪い会議とは以下のような会議です。

• 会議の目的がはっきりしない。
• 進行役や書記など役割がはっきりとしていない。
• 会議の席で一言も、何も言わない人がいる。
• 雰囲気が暗く、重い。
• 結論がいつまでたってもまとまらない。
• 何回も同じテーマで会議が開催される。
• 前回の会議内容やアクションアイテム（※）が忘れ去られている。
• 会議の場で出された結論が一般論にとどまり次の行動につながらない。
• 会議の席で決まった結論に全員が合意していない。
• 結局、何が決まったのか分からない。
• 合意事項やアクションアイテムが不明瞭なまま会議を終わってしまう。

※アクションアイテム ：ToDoや宿題のこと。

会議の開催前には以下のような準備が必要です。

• 目的やテーマの明確化
  会議の目的やテーマを明らかにして、参加者にどういう目的で開かれる会議なのか説明しておく。
• 日時・予定時間の決定
  参加者によっては、日常業務への影響が少ない日時を配慮する必要がある。また、開始時間はもちろんのこと、終了時間も明確にする。時間を掛ける会議が良い会議とは限らない。
• 場所の決定
  参加者の人数や、会議の内容・時間により、会議室の広さや準備すべき物を決める。
  社内の場合、サイボウズにて会議室を予約し、参加者のスケジュールを共有登録しておく。
• 参加者の出席の確認
  特に定例ではない会議は、必ずあらかじめ出欠の確認を取っておく。
• 進行内容のスケジューリング
  会議の進行内容や予定時間を決め、予稿を作成しておく。
• 会議開催を出席予定者各位に予稿と共に通知する。
• 資料の用意
  事前に参加者に配布して読んでおいてもらう必要がある場合は資料の配布を行う。当日資料持参の場合、参加者が用意するのか、進行役がまとめて人数分用意するのかも明確にする。プロジェクタを使用するのかも決めておくと無駄に紙を使わなくて済む。

会議当日には以下のような準備が必要です。

• OHPやプロジェクタを使用する場合は準備する。
• 会議室内のレイアウトが会議内容に適さない場合は変更する。
• 会議参加者は、時間、場所を確認しておき筆記用具や資料など会議に必要な物を用意する。
• ５分前には着席する。
• 欠席や遅刻する場合は早めに主催者へ連絡する。
• 会議は開催時刻に開始することが基本であり、遅刻者を待たない。ただし、重要な会議や出席者のため待たなければならない場合もあるので、状況により判断する。