会議を開始する際にまず以下のことを確認しましょう。

• 会議の目的および進行手順・内容を確認する。
• 議長(進行役)、書記を明らかにする。
• 欠席者を確認する。
• 配布資料を確認する。
• 定期的な会議の場合、前回のおさらいを行う。（前回の議事録を確認するなど）

議事進行時には以下のようなことに注意しましょう。

• 議事進行につき予定時間を過ぎていないか注意する。時間を過ぎたら打ち切りとはせず、遅れていることを知らせるようにする。（タイムキーパー役をあらかじめ設定しておくと良い）
• 議長（進行役）に従い、一人よがりな行動や発言は慎む。
• 明らかにテーマからはずれた発言や中傷、感情的な発言はしない。
• 参加意識を常に持ち、積極的に参加する。
• 発言は結論を先に述べ簡潔に話すよう心がける。

会議終了時には以下のような確認事項があります。特にアクションアイテムの確認は怠らないようにしましょう。

• 決定事項、合意事項、アクションアイテムについて内容、担当者、期限を確認する。
  会議の中で期限を明確にできない場合は、いつまでに期限を決めるかを決定する。
• 次回開催日時、場所、議長（進行役）、書記等を決めておく。その場で決定できない場合は、いつまでに決めるかを報告し、できるだけ早く決定し連絡する。
• 会議終了後、会議室を整理整頓し、必要な場合は消灯しレイアウトを元に戻す。

議事録の目的は会議内容の記録と情報共有です。会議の目的や重要度によって議事録の内容は変わりますが、合意事項やアクションアイテムは必須です。注意点は以下のとおりです。

• 合意事項、アクションアイテムは必ず記述する。（担当者や期日も記述する）
• 会議終了後、早めに配布する。
• 欠席者にも配布する。

書記担当の方がノートパソコンを持ち込んで議事を録っており、会議室にプロジェクタが有る場合、議事内容を会議の最後にプロジェクタを使用して全員で確認すると、より確実でしょう。

会議のポイントは以下のとおりです。

• 会議の目的を明確にし、参加者で共有する。
• 事前に予稿を作成し、準備を行っておく。
• 会議の初めに前回会議のおさらいやアクションアイテムの確認を行う。
• 会議の最後に合意事項やアクションアイテムの確認を行う。
• 議事録に会議内容を記録し、情報共有を行う。

会議は参加者の数が多ければ多いほどコストが多くかかります。これまでの内容を参考にして、貴重な時間を有効に使い、実のある会議を開催してください。